Die Sommerzeit ist nicht nur für die eigene Familie der Zeitpunkt, an dem es endlich in die lang ersehnten Ferien geht. Auch viele Unternehmen schließen in den warmen Monaten eine Zeitlang ihre Türen und die einzelnen Mitarbeiter gönnen sich eine wohlverdiente Auszeit.

Vor allem kleinere Betriebe machen während der klassischen Sommerferien häufig komplett zu, um den Mitarbeiter das Verreisen mit der Familie zu ermöglichen. Aber auch größere Unternehmen haben sich darauf eingeschossen, ihren Angestellten im Sommer mehr Spielraum zu ermöglichen. Der Grund für diese Vorgehensweise ist klar: Insbesondere die Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern müssen sich hinsichtlich ihrer Ferienplanung nach der Schulferien richten. Darüber hinaus ist erfahrungsgemäß in einigen Branchen während der Sommerferienzeit allgemein deutlich weniger los als im restlichen Jahr.

Doch wer die Türen des eigenen Unternehmens für eine gewisse Zeit lang schließen möchte, sei es im Sommer oder im Winter, der sollte verschiedene Aspekte gerade in der Vorbereitungszeit auf diese arbeitsfreien Tage einkalkulieren. Damit die wichtigsten Schritte nicht vergessen werden und währen der Urlaubszeit auch tatsächlich Erholung und Entspannung und nicht etwa Chaos und Hektik auf dem Plan stehen, werden nachfolgend ein paar wichtige Hinweise zusammengestellt, die vor den Betriebsferien unbedingt beachtet werden sollten.

Der richtige Zeitpunkt

Wer das eigene Unternehmen mitsamt allen zugehörigen Mitarbeitern in die Betriebsferien schicken möchte, der sollte in einem ersten Schritt ausreichend Zeit in die Planung des optimalen Zeitpunktes investieren. Dieser sollte sich vorrangig nicht nur an den eigenen Bedürfnissen orientieren, sondern im besten Fall allen Wünschen gerecht werden. Zunächst sollten deshalb die Ferienzeiten der Kinder von Angestellten berücksichtigt werden.

Eine Übersicht über die aktuellen Zeiten der Schulferien gibt es unter www.schulferien.org. Gerade an Orten, wo es zu Überschneidungen zwischen verschiedenen Bundesländern kommt, sollte auf eine Lösung geachtet werden, die allen Mitarbeitern entgegenkommt. Im Zweifelsfall kann es sich lohnen schon vorab eine Mitarbeiterversammlung einzuberufen, um das konkrete Zeitfenster festzulegen.

Darüber hinaus sollte allerdings auch bedacht werden, dass für die eigenen Betriebsferien keine umsatzstarke, sondern eine umsatzschwache Zeit ausgewählt wird. Wenn die Belegschaft eines Schwimmbades oder einer Eisdiele in den Sommermonaten für zwei Wochen in die Urlaub fährt, bedeutet dies starke Umsatzeinbußen, die kaum zu verantworten wären. In einem solchen Fall kann es sich empfehlen, die Betriebsferien gegebenenfalls nicht in die Sommermonate, sondern stattdessen in den Herbst, Frühling oder Winter zu verlegen.

Die rechtliche Situation

Nicht jeder Mitarbeiter ist immer mit den Plänen für die sogenannten Betriebsferien einverstanden. Vor allem diejenigen Angestellten, die keine eigenen Kinder haben und dementsprechend bezüglich der eigenen Urlaubsplanung nicht an die vorgegebenen Schulferien gebunden sind, haben aufgrund von einheitlich festgesetzten Betriebsferien meist das Nachsehen. Sie müssen notgedrungen in den Schulferien, sprich in der Hochsaison verreisen, was für sie deutlich gesteigerte Kosten verursacht.

Um diesbezüglich keinen Unfrieden zu riskieren, sollten Unternehmer sich von rechtlicher Seite her unbedingt absichern, was die Betriebsferien angeht. Laut gesetzlicher Vorgabe gibt es verschiedene Richtlinien, an die sich Arbeitgeber in punkto Betriebsferien zu halten haben. Wer diese Richtlinien umgeht, riskiert unter Umständen eine Klage eines unzufriedenen Mitarbeiters. Auch in diesem Punkt empfiehlt es sich daher, möglichst alle relevanten Parteien des Unternehmens in die Planung der Betriebsferien einzubeziehen. Eine genauere Übersicht über die Verpflichtungen und legalen Möglichkeiten, die sich einem Arbeitgeber in Bezug auf die Betriebsferien bieten, gibt es unter haufe.de.

Die Information der Kunden

Wer mit seinem Unternehmen in die Betriebsferien gehen möchte, der sollte nicht vergessen, über dieses Vorhaben auch die eigenen Kunden in Kenntnis zu setzen. Schließlich könnten diese durch das überraschende Stehen vor verschlossenen Türen unnötig verärgert werden. Auch Lieferanten und Subunternehmer müssen über die Urlaubspläne informiert werden. Wer beispielsweise ein Restaurant betreibt und dem Gemüselieferanten nicht rechtzeitig Bescheid gibt, riskiert, dass dieser das regelmäßig georderte Gemüse ansonsten trotzdem anliefert.

Dies wiederum würde selbstverständlich bedeuten, dass er Unternehmer auch zahlen muss. Mittlerweile werden viele Kunden sowie kooperierende Unternehmen häufig per Mail über die Urlaubspläne eines Unternehmens informiert. Spannender und deutlich kreativer wäre dagegen die Möglichkeit des Versendens einer mehr oder weniger individuellen Grußbotschaft. Unter Cewe Grußkarten beispielsweise können diverse Grußkarten in unterschiedlichen Formaten geordert werden, die anschließend per Post an Kunden, Lieferanten und Subunternehmer versendet werden können. Neben einem geschickt eingesetzten Überraschungsmoment wird auf diese Weise zusätzlich noch eine persönliche Note transportiert, die der Kundenbindung dient. Doch auch bei einer solchen Aktion ist Planung das wichtigste Element, damit die Karten noch rechtzeitig versendet werden und alle Kunden sich auf die Ankündigung bzw. die vorübergehende Schließung des Unternehmens einstellen können.

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