Auch wenn es immer wieder heißt, die Schneckenpost (aka. das konventionelle Versenden von Briefen mit der Post) würde bald keine echte Rolle mehr spielen, weil immer mehr Post auf elektronischem Wege versendet wird: der Brief ist noch längst nicht tot.

Zugegeben, persönliche Korrespondenzen werden vermehr über E-Mails abgewickelt, geht es aber um amtliche Post oder geschäftliche Unterlagen und Rechnungen, kommt man auch heute nicht um das Versenden von Briefen herum.

Im Unterschied zur Postkarte benötigt ein Brief einen Umschlag, der verhindert, dass dritte dessen Inhalte unerlaubter Weise lesen können.

Wer viel offizielle Post und Rechnungen versendet, für den lohnt es sich, nicht nur den Briefkopf professionell aufsetzen zu lassen, sondern auch die Umschläge mit allen wichtigen Angaben zu drucken. Etwa die Onlinedruckerei viaprinto bietet Kunden nicht nur diesen Service an, sondern erklärt in einem unkomplizierten Tutorial in Kooperation mit der Wiesbadener Agentur Coformat, wie man das Zuhause am heimischen Computer am einfachsten selber macht.

Alles, was man dazu braucht ist ein entsprechendes Gestaltungsprogramm, wie etwa InDesign, und schon kann es losgehen. Wer keine so großen Ansprüche hat, kann sich an die Gestaltung auch mit Word wagen und die Umschläge dann selber drucken. Besser wirkt es allerdings, wenn sie professionell gedruckt worden sind, insbesondere dann, wenn ein mehrfarbiges Logo Teil des Designs ist.

Kreativität bei Geschäftspost nur selten gefragt
Ähnlich wie für formelle Anschreiben gelten auch bei Briefumschlägen einige Regeln. Gibt man bei Google in die Suchmaske den Suchbegriff „Briefumschlag selbst gestalten“ ein bekommt man als erstes Vorschläge für kreative Bastelideen – nicht unbedingt das was man sucht, wenn man einen Brief ans Finanzamt oder einen Geschäftskunden schicken will.

Mit der vor ein paar Jahren viel beschworenen De-Mail kommt man da auch nicht wirklich weiter, obwohl Ämter und Behörden die als sicher geltende De-Mail als Sendeoption bis März 2016 anbieten muss. Das ist gesetzlich festgelegt. Bis jetzt ist das allerdings noch in keiner einzigen Behörde bundesweit implementiert worden, weshalb auch hier weiterhin Briefe mit der Post geschickt werden müssen.

Geschäftspost wird von vielen gleich doppelt versendet, sowohl als Email als auch als physischer Brief, denn noch immer gilt für viele: Nur was mit der Post ins Haus flattert, wird als verbindlich wahrgenommen. Dementsprechend soll dann auch der Umschlag wirken. Bei der Briefumschlaggestaltung kommt es vor allem darauf an, dass sie nicht zu überladen wirkt.

Die wichtigsten Informationen gehören aber drauf, d.h. Absender und Geschäftsadresse dürfen nicht fehlen. Dabei gilt: Geschäftslogo gehört über das Sichtfenster, die Adresse des Absenders auf die Rückseite. Eventuelle Zusatzinformationen finden unterhalb der Frankierzone Platz.

Im Prinzip gilt das, was die Deutsche Post standardmäßig von ihren Kunden als Formalia verlangt. Das ist wohl für niemanden eine neue und bahnbrechende Erkenntnis, aber gut zu wissen. Wie man das ganze digital umsetzt, findet man im schon angesprochenen Tutorial erklärt.